Documenteren primordiaal voor een geslaagd project

In een vorige blog vertelde Bart Verstappen over het belang van projectopvolging of projectmanagement. In dit artikel wil hij een lans breken voor het goed documenteren in projecten.

Borgen van kennis

“Als je van bij het begin van een project alle stappen en beslissingen goed documenteert, is dat niet alleen handig om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen, of om het project tot een goed einde te brengen. Als er om de ene of andere reden iemand anders de coördinatie van het project op zich moet nemen, is een goede documentering erg makkelijk om te zien waar we staan in het project. Of, als er jaren later aanpassingen of herstellingen aan het project moeten gebeuren, is het prettig als je terug kan vallen op documentering die de hoe en waarom van een bepaalde beslissing of aanpak in herinnering brengt.

Tijdswinst

Grotere bedrijven beschikken vaak over gespecialiseerde software, maar ik gebruik een vaste mappenstructuur die ik doorheen de jaren via allerlei projecten heb ontwikkeld.

Op die manier hou ik een volledig project bij en kan ik het delen met collega’s en partners. Ik heb een eigen systeem om de verschillende versies in de verschillende fases van een project te identificeren. Zo kan ik aan de hand van het revisienummer zien in welke fase het project zich bevond toen een bepaalde wijziging werd ingevoerd. Voor iedereen is duidelijk waar wat te vinden is, ook documenten afkomstig van externe partijen. Hiermee schep ik consistentie en kan ik toezicht houden.

In een van mijn maintenance projecten voor een opdrachtgever beweerde een nieuw ingehuurd iemand dat een bepaalde markering op een machine niet voldeed. Ik nodigde de man uit voor een gesprek, en had mijn documenteringsysteem bij de hand. Al snel bleek dat de man zich baseerde op een vroegere draftversie en niet op het definitieve document dat pas 6 versies verder werd opgeleverd. De markering op de machine was wel degelijk in orde.

Kwaliteitswinst

De piping in de gasindustrie bijvoorbeeld moet op een correcte en goedgekeurde manier gelast worden. Die kwaliteit wordt gecontroleerd door een ‘notified body’. Als ik een piping project coördineer, documenteer ik alles: wat moet er gelast worden, volgens welke lasprocedure, hoe moet het eindresultaat eruit zien, op welke berekeningen baseer ik me. Ik heb de gewoonte om mijn documentering al voor de laswerken ter goedkeuring voor te leggen aan het notified body. Dat heeft als voordeel dat er tijdens de productie geen fouten meer gemaakt worden en dit spaart tijd en geld. Sinds enkele jaren heerst er een soortgelijke kwaliteitscontrole voor staalconstructies. Ook daar werk ik op een gelijkaardige manier.

Over BVS Engineering

Bart Verstappen beschikt over een brede ervaring die over verschillende sectoren heen is opgebouwd. Naast projectbegeleiding op vlak van piping, machinebouw en metaalconstructies, beheerst hij ook verschillende tekenprogramma’s om projecten in deze domeinen te tekenen en te engineeren.