Belang van projectopvolging

Bart Verstappen van BVS Engineering staat ook in voor de volledige projectbegeleiding bij de bouw van installaties. Zijn stokpaardje: projectopvolging. “Projectopvolging of projectmanagement is erg belangrijk, of het nu over piping, machinebouw of metaalconstructie gaat. Dankzij een goede planning, organisatie en controle van een project spaar je kostbare tijd, geld en middelen.’ Hoe pakt Bart dat aan?

Tijd, personen en middelen optimaal inzetten

Om een project succesvol op te leveren, stippel je alle fases in het project zorgvuldig uit, voer je de projectplanning uit en hou je daarbij de middelen (materialen, mensen) en beperkingen (scope, budget, tijd) onder controle.

“Ik word vaak al in de offertefase betrokken. Voor mij is het belangrijk om de geïnvesteerde tijd en het budget onder controle te houden. Om dat te doen, maak ik een strikte planning op. Ik breng elk item in kaart dat aangekocht of gemonteerd moet worden en dat nodig is om het project tot een goed einde te brengen. Ik inventariseer ook alle taken van de betrokkenen in het project – internen en externen – net als de tijd die ze daarvoor nodig hebben. Als je al wat jaren in het vak zit, heb je daar wel een zicht op.

In samenspraak met mijn opdrachtgever kijk ik met hoeveel mensen we het project kunnen uitvoeren. We delen samen het project op in fases. Niet alleen het eindresultaat is daarbij belangrijk, ook de verschillende fases apart zijn van belang, want er zijn heel wat factoren die het verloop van het proces kunnen beïnvloeden. Denk maar aan beschikbare ruimte en mensen, productie, processen…

Verbeteren waar mogelijk

“Natuurlijk spar ik met de betrokken mensen in het project. Samen zie je meer. Hoe kunnen we de doorlooptijd korter maken bijvoorbeeld. Kunnen we een stuk niet in de werkplaats klaarmaken, waar we alles bij de hand hebben en niet afhankelijk zijn van externe factoren, waar we geen doorgangen blokkeren of de productie niet in het gedrang brengen.

Per fase gaan we na wat er geoptimaliseerd kan worden. Soms betrek ik een externe partij, omdat die niet bedrijfsblind is en dingen sneller of anders kan realiseren. Zo begeleidde ik onlangs een industriële verhuis waarbij een machine op een andere manier geplaatst werd, en waarbij vier silo’s naar buiten moesten. We hadden met het projectteam lang nagedacht over hoe we dat zouden aanpakken. Uiteindelijk schakelden we een gespecialiseerd bedrijf in dat een oplossing aanreikte die veel sneller en veel makkelijker uitvoerbaar was.”

Een aanspreekpunt voor planning, organisatie en controle

“Als projectcoördinator moet je er voor zorgen dat iedereen precies weet wat er besteld is en wat er gekocht wordt. Iedereen moet weten hoe het eindresultaat eruit zal zien en op welke manier we daar geraken. Ik neem zowel de planning, de coördinatie als de controle van een project voor mijn rekening. Maar het is ook al gebeurd dat ik midden in een project de coördinatie van iemand anders moest overnemen. Dan moet je je inwerken en dat vergt tijd. En ondertussen is het belangrijk dat het project ook verder kan doorlopen volgens planning.

Eén projectcoördinator voor het gehele project, van strategische planning tot uitvoering en controle, heeft zo zijn voordelen. Er dient geen overdracht te gebeuren bij de oplevering in de verschillende fases en dat vermindert het risico op (communicatie)fouten. “In een groot bedrijf, bij een omvangrijk project, komen heel wat specialisaties samen in een projectteam. Het is vaak een hele uitdaging om dat allemaal georganiseerd te krijgen. Je gaat er vanuit dat iedereen op dezelfde manier denkt, maar dat is niet altijd zo. Met één aanspreekpunt beperk je fouten en miscommunicatie. Die communicatie verloopt ook makkelijker, want niet alleen alle projectleden en andere betrokken medewerkers, maar ook leveranciers weten bij wie ze moeten aankloppen.”

Over BVS Engineering

Bart Verstappen beschikt over een brede ervaring die over verschillende sectoren heen is opgebouwd. Met zijn blik als externe, all round specialist kan hij op een andere manier naar uw project kijken.  Naast projectbegeleiding op vlak van piping, machinebouw en metaalconstructies, beheerst hij ook verschillende tekenprogramma’s om projecten in deze domeinen te tekenen en te engineeren.